Was auf dem Spiel steht

Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens in den Betrieb und alle Rechner zeigen nur noch einen Sperrbildschirm. Ransomware. Oder der Server gibt nach fünf Jahren einfach den Geist auf. Ohne Datensicherung verlieren Sie in beiden Fällen alles: Rechnungen, Kundendaten, Angebote, Projektfotos, Kalkulationen, E-Mails.

Für viele Betriebe bedeutet das Wochen an Arbeit, um alles neu zu erfassen — wenn es überhaupt möglich ist. Manche Daten sind unwiederbringlich verloren. Die gute Nachricht: Mit der 3-2-1-Regel schützen Sie sich zuverlässig, ohne komplizierte Technik.

Die 3-2-1-Regel: Einfach und bewährt

Die Regel ist leicht zu merken:

3 Kopien Ihrer Daten (das Original plus zwei Sicherungen)
2 verschiedene Speichermedien (z. B. Festplatte und Cloud)
1 Kopie an einem anderen Standort (außer Haus)

Warum drei Kopien? Weil ein einzelnes Backup versagen kann. Festplatten gehen kaputt, Brände zerstören Büros, Ransomware verschlüsselt alles, was mit dem Netzwerk verbunden ist. Mit drei Kopien auf verschiedenen Medien und Standorten müssten gleich mehrere Dinge gleichzeitig schiefgehen, damit Sie Daten verlieren.

Welche Daten müssen gesichert werden?

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme. Typische Daten in einem Betrieb:

Buchhaltung: Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, DATEV-Export
Kundendaten: Adressen, Ansprechpartner, Projekthistorie
Projektdokumentation: Fotos, Aufmaßzeichnungen, Planungsunterlagen
E-Mails: Geschäftliche Korrespondenz, Auftragsbestätigungen
Branchensoftware: Datenbanken Ihrer Programme

Bei einem typischen Betrieb mit 5 bis 10 Arbeitsplätzen kommen schnell 200 bis 500 GB zusammen. Das klingt viel, ist aber mit aktueller Technik gut handhabbar.

Netzwerk-Rack für professionelle Datensicherung

So setzen Sie die 3-2-1-Regel um

Kopie 1: Das Original

Ihre Daten liegen auf dem Büro-Server oder auf den einzelnen Rechnern. Wenn möglich, sollten alle wichtigen Daten zentral auf einem Server oder NAS (Netzwerkspeicher) liegen — nicht verstreut auf verschiedenen Rechnern. Falls Sie noch überlegen, ob ein lokaler Server oder die Cloud besser zu Ihrem Betrieb passt, hilft unser Vergleich weiter.

Kopie 2: Lokale Sicherung auf ein NAS

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein kleiner Netzwerkspeicher, der automatisch Ihre Daten sichert. Geräte wie die Synology DS224+ oder QNAP TS-233 sind zuverlässig und einfach einzurichten. Wichtig: Das NAS sollte in einem anderen Raum stehen als der Server, idealerweise in einem abschließbaren Schrank.

Die Sicherung läuft automatisch, zum Beispiel jede Nacht um 2 Uhr. Sie müssen nichts tun — nur gelegentlich prüfen, ob die Sicherung durchläuft.

Kosten: Ein NAS mit zwei Festplatten (je 4 TB) kostet zwischen 400 und 600 Euro. Die Festplatten halten in der Regel 3 bis 5 Jahre.

Kopie 3: Cloud-Backup (außer Haus)

Die dritte Kopie geht in die Cloud. Damit sind Ihre Daten auch dann sicher, wenn im Büro etwas Schlimmes passiert: Brand, Einbruch, Wasserschaden. Wichtig bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters:

Serverstandort Deutschland oder EU (Datenschutz)
Automatische Verschlüsselung Ihrer Daten
Automatischer Upload ohne manuelles Zutun

Empfehlenswerte Anbieter: Hetzner Storage Box, IONOS HiDrive oder Synology C2 (wenn Sie bereits ein Synology-NAS nutzen).

Kosten: Zwischen 5 und 15 Euro pro Monat für 500 GB bis 1 TB, je nach Anbieter.

Wie oft sichern?

Für die meisten Betriebe empfehlen wir:

Täglich: Automatische Sicherung auf das NAS (nachts)
Täglich: Automatischer Cloud-Upload der Änderungen
Wöchentlich: Vollständige Sicherung in die Cloud (am Wochenende)

Diesen Zeitplan können Sie einmal einrichten und dann vergessen. Die Software erledigt alles automatisch.

Backups testen — der vergessene Schritt

Eine Sicherung, die Sie nie getestet haben, ist keine Sicherung. Stellen Sie einmal im Quartal eine einzelne Datei aus dem Backup wieder her. Dauert fünf Minuten und gibt Ihnen die Gewissheit, dass im Ernstfall alles funktioniert.

Zusammenfassung: Kosten und Aufwand

Für einen Betrieb mit 5 bis 10 Arbeitsplätzen rechnen Sie mit:

Posten	Kosten
NAS-Gerät mit 2 Festplatten	400-600 EUR (einmalig)
Cloud-Backup monatlich	5-15 EUR/Monat
Einrichtung und Konfiguration	2-4 Stunden

Das sind weniger als 200 Euro pro Jahr für die Cloud plus eine einmalige Anschaffung. Verglichen mit dem Schaden eines Datenverlusts ist das eine sehr günstige Versicherung. Weitere Kostenbeispiele finden Sie auf unserer Preisseite.

Der Biohof Mertens-Wiesbrock setzt genau diese Strategie für seine Betriebsdaten ein — mit automatischer täglicher Sicherung und zuverlässigem Schutz vor Datenverlust.