E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann. Die beiden gängigen Formate in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung.
ZUGFeRD ist dabei besonders praktisch: Es kombiniert eine normale PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Sie können die Rechnung also weiterhin ausdrucken und lesen, während Ihre Software die Daten automatisch übernimmt.
Wer ist betroffen?
Kurz gesagt: Jeder Betrieb mit B2B-Geschäft. Das betrifft die allermeisten Unternehmen — ob Sie für andere Unternehmen, Hausverwaltungen oder öffentliche Auftraggeber arbeiten.
Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise. Alles andere fällt unter die neue Pflicht.
Die wichtigsten Fristen
Der Gesetzgeber hat einen Stufenplan festgelegt:
Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können. Ein einfaches “Bitte schicken Sie mir das als PDF” reicht nicht mehr.
Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen auch versenden. Für kleinere Betriebe gilt eine Übergangsfrist bis 2028.
Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
ZUGFeRD oder XRechnung — was brauchen Sie?
Für die meisten Betriebe ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Der Grund: ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie normale PDFs und enthalten die maschinenlesbaren Daten unsichtbar im Hintergrund. Ihre Kunden können die Rechnung also wie gewohnt öffnen und lesen.
XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wird vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verlangt. Wenn Sie regelmäßig für Kommunen oder Landesbehörden arbeiten, brauchen Sie möglicherweise beide Formate.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
1. Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware
Die meisten gängigen Programme wie Lexware, SevDesk, DATEV oder FastBill unterstützen E-Rechnungen bereits oder haben Updates angekündigt. Tipps zur Auswahl und zu den Lizenzkosten gängiger Software finden Sie in unserem separaten Beitrag. Schauen Sie in den Einstellungen nach einer Option für ZUGFeRD-Export. Falls Sie noch mit Word oder Excel Rechnungen schreiben, ist jetzt der Zeitpunkt für einen Wechsel.
2. Richten Sie ein E-Mail-Postfach für Rechnungen ein
Legen Sie eine eigene Adresse wie rechnung@ihrfirma.de an. So gehen eingehende E-Rechnungen nicht im normalen Postfach unter und können systematisch verarbeitet werden.
3. Informieren Sie Ihre Steuerberatung
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, wie die Übergabe künftig ablaufen soll. Viele Kanzleien bieten inzwischen digitale Schnittstellen an, über die Sie Belege direkt hochladen können.
4. Testen Sie den Empfang
Lassen Sie sich von einem Lieferanten eine Test-E-Rechnung schicken oder erstellen Sie selbst eine mit Ihrer Software. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung die Daten korrekt einliest. Lieber jetzt Probleme entdecken als mitten im Tagesgeschäft.
5. Planen Sie den Versand ein
Auch wenn die Versandpflicht erst 2027 oder 2028 greift: Stellen Sie früh um. Betriebe, die bereits E-Rechnungen versenden, sparen Zeit bei der Rechnungsstellung und reduzieren Fehler bei der manuellen Eingabe.
Kein Grund zur Panik
Die Umstellung klingt aufwendiger, als sie ist. In den meisten Fällen genügt ein Software-Update und eine kurze Einrichtung. Wie Sie Ihre Buchhaltung insgesamt digitalisieren, erklären wir in einem eigenen Beitrag. Wenn Sie bei der Einrichtung Unterstützung brauchen, werfen Sie einen Blick auf unsere IT-Leistungen.