Was kostet IT wirklich? Der versteckte Posten, den viele übersehen
Der Posten, der auf keiner Rechnung steht
Wenn Sie einen IT-Dienstleister beauftragen, sehen Sie meist einen Stundensatz. Was viele nicht auf dem Schirm haben: Die eigentlichen Kosten entstehen oft woanders — bei den monatlichen Software-Lizenzen.
Microsoft 365, Windows Server, Exchange, SharePoint — diese Namen klingen nach Standard. Und genau das ist das Problem: Weil “alle das so machen”, hinterfragt kaum jemand die Kosten.
Was Lizenzen wirklich kosten
Für einen typischen Betrieb mit 10 Mitarbeitern sieht die Rechnung so aus:
| Software | Kosten pro Mitarbeiter/Jahr | Bei 10 Mitarbeitern |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business | 140-170 EUR | 1.400-1.700 EUR |
| Windows Server CALs | 40-60 EUR | 400-600 EUR |
| Exchange Online (falls extra) | 50-100 EUR | 500-1.000 EUR |
| SharePoint/OneDrive (falls extra) | 50-80 EUR | 500-800 EUR |
| Summe Lizenzkosten | 280-410 EUR | 2.800-4.100 EUR/Jahr |
Das sind 230-340 EUR pro Monat — zusätzlich zur IT-Betreuung. Und diese Kosten laufen Jahr für Jahr weiter.
Warum zahlen so viele diese Summen?
Drei Gründe:
-
“Das war schon immer so” — Viele Betriebe haben Microsoft-Produkte eingeführt, als es kaum Alternativen gab. Heute gibt es sie.
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IT-Dienstleister verdienen mit — Bei vielen Anbietern sind Lizenzverkäufe ein wichtiger Umsatzposten. Da wird selten aktiv nach günstigeren Alternativen gesucht.
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Angst vor dem Unbekannten — “Funktioniert das genauso gut?” ist eine berechtigte Frage. Die Antwort: Ja, für 95% aller Anwendungsfälle im Mittelstand.
Die Alternative: Software, die nichts kostet
Es gibt für praktisch jede Microsoft-Anwendung eine bewährte, kostenlose Alternative:
| Microsoft-Produkt | Alternative | Was sie kann |
|---|---|---|
| Microsoft Office | LibreOffice | Word, Excel, PowerPoint — vollständig kompatibel |
| Exchange/Outlook | Mailcow, Kopano | E-Mail, Kalender, Kontakte — auf eigenem Server |
| Windows Server | Linux-Server | Dateifreigaben, Benutzerverwaltung, Backups — mehr dazu in unserem Vergleich Cloud vs. lokaler Server |
| OneDrive/SharePoint | Nextcloud | Cloud-Speicher, Dateisync, Zusammenarbeit |
| Microsoft Teams | Element, Mattermost | Chat, Videoanrufe, Bildschirmfreigabe |
Diese Programme werden von Millionen Nutzern weltweit eingesetzt — in Behörden, Universitäten und Unternehmen. München hat seine gesamte Stadtverwaltung jahrelang damit betrieben.
”Aber funktioniert das wirklich genauso gut?”
Die ehrliche Antwort: Fast immer, ja. Mit zwei Einschränkungen:
Wo es problemlos funktioniert
- Normale Büroarbeit: Briefe schreiben, Tabellen kalkulieren, Präsentationen erstellen — kein Unterschied.
- E-Mail und Kalender: Funktioniert genauso, oft sogar besser (keine Werbung, volle Kontrolle).
- Dateiablage: Ihre Ordnerstruktur bleibt gleich, der Zugriff funktioniert identisch.
- Zusammenarbeit im Team: Gemeinsame Kalender, geteilte Dateien, Chat — alles verfügbar.
Wo Sie genau hinschauen sollten
- Komplexe Excel-Makros: Wenn Sie aufwändige Automatisierungen in Excel gebaut haben, muss man prüfen, ob diese in LibreOffice funktionieren.
- Branchensoftware: Manche Programme setzen Microsoft-Komponenten voraus. Das muss vorher geklärt werden.
- Kunden mit Microsoft-Zwang: Wenn Ihr wichtigster Kunde Dokumente zwingend im Microsoft-Format verlangt, kann das relevant sein (Export ist aber meist kein Problem).
Rechenbeispiel: Was Sie wirklich sparen
Ein Handwerksbetrieb mit 10 Mitarbeitern:
Vorher (klassische Microsoft-IT):
- Lizenzkosten: 3.500 EUR/Jahr
- IT-Betreuung: 4.000 EUR/Jahr
- Gesamt: 7.500 EUR/Jahr
Nachher (lizenzfreie Alternative):
- Lizenzkosten: 0 EUR/Jahr
- IT-Betreuung: 5.000 EUR/Jahr (mehr Budget für besseren Service)
- Gesamt: 5.000 EUR/Jahr
Ersparnis: 2.500 EUR pro Jahr — und bessere Betreuung obendrauf. Ein detailliertes Rechenbeispiel finden Sie auf unserer Preisseite im Abschnitt Lizenzkosten.
Über 5 Jahre sind das 12.500 EUR, die Sie nicht an Microsoft überweisen, sondern in Ihrem Betrieb behalten.
Der Umstieg: Einfacher als gedacht
Die größte Sorge ist meist: “Können meine Mitarbeiter damit umgehen?”
Die Erfahrung zeigt — auch bei der Zimmerei Handschlag, die von teurer Standardsoftware auf eine schlanke Open-Source-Alternative umgestiegen ist: Nach 1-2 Tagen arbeitet jeder damit genauso wie vorher. Die Programme sehen ähnlich aus, die Funktionen sind am gleichen Ort. Wer Word bedienen kann, kann auch LibreOffice bedienen.
Was bei einem Umstieg passiert:
- Bestandsaufnahme: Was nutzen Sie wirklich? Oft sind nur 10% der Microsoft-Funktionen im Einsatz.
- Testphase: Wir installieren die Alternativen parallel. Sie können beides nutzen und vergleichen.
- Schrittweise Umstellung: Nicht alles auf einmal. Zuerst Office, dann E-Mail, dann Server.
- Kurze Einweisung: 30 Minuten reichen für die wichtigsten Unterschiede.
Wann Sie bei Microsoft bleiben sollten
Fairerweise: Manchmal ist Microsoft die richtige Wahl.
- Konzernkunden: Wenn Ihr Hauptkunde ein Großunternehmen ist, das Dokumente in bestimmten Formaten verlangt, kann Microsoft-Kompatibilität wichtig sein.
- Spezielle Branchenlösungen: Manche Software ist eng mit Microsoft verzahnt. Da müsste man die ganze Lösung wechseln.
- Sehr komplexe Anforderungen: Wenn Sie wirklich alle Funktionen von SharePoint oder Power BI nutzen, gibt es nicht immer eine 1:1-Alternative.
Für die meisten Betriebe im lokalen Mittelstand treffen diese Punkte aber nicht zu.
Was wir anders machen
Bei uns zahlen Sie keine Lizenzkosten. Wir setzen auf bewährte, lizenzfreie Alternativen — nicht weil sie kostenlos sind, sondern weil sie für 95% aller Anforderungen genauso gut funktionieren.
Das eingesparte Geld investieren wir gemeinsam in das, was wirklich zählt: zuverlässige Datensicherung, schnelle Hilfe bei Problemen und IT, die einfach läuft.
Nächster Schritt
Sie möchten wissen, ob das für Ihren Betrieb funktioniert? Oft reicht eine kurze Bestandsaufnahme, um das Einsparpotenzial klar zu beziffern.